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專文導讀／一本最實用的PDCA操作手冊     專案管理生活思維、大人學 共同創辦人 姚詩豪
前言／越是競爭，越要用PDCA 打好基礎
1章 PDCA 是幫助我們快速進步的工作術
PDCA，最強而有力的工作技能
PDCA 力，決定企業和領導者的價值
對PDCA 的6大迷思
   1. 認為很簡單
   2. 認為只有管理階層才需要做
   3. 將失敗的原因歸於檢視（C）過於鬆散
   4. 只是用來解決課題的一種手法
   5. 只要成功解決問題就不用再做PDCA 了
   6. 面對重大課題時再做就好
PDCA 有層級之分
證券業務時期所實踐的「鬼速PDCA」
進步，變得越來越簡單
PDCA 和自信相當於雞與蛋的關係
何謂「鬼速PDCA」
   1. 計畫（PLAN）
   2. 執行（DO）
   3. 檢視（CHECK）
   4. 調整（ADJUST）
 
2章 計畫初級篇：從落差中導出「計畫」
計畫，著重謹慎與大膽之間的平衡
階段① 目標定量化（KGI 的設定）
   1. 決定目標達成日
   2. 定量化
   3. 適度地將目標具體化
階段② 過濾與現狀之間的差距
階段③ 思考彌補落差的課題
階段④ 選出3 個最重要的課題
   1. 影響（效果）
   2. 時間
   3. 輕鬆度
決定優先順序的重點
階段⑤ 將各個課題KPI 化
階段⑥ 思考達成KPI 的解決方案
階段⑦ 賦與解決方案優先順序
階段⑧ 將計畫可視化
再度確認高階PDCA
偶爾去除思考的框架
在PDCA 範圍內激發創意，深度也會跟著擴展
→QUESTION 計畫篇
 
3章 計畫應用篇：提升假設精準度的「因數分解」
因數分解，決定PDCA 的速度和深度
因數分解的優點
   1. 防止遺漏課題
   2. 容易發現瓶頸
   3. 容易KPI 化
   4. 任何目標都能實現
   5. 快速且有深度地啟動PDCA
重點① 提高抽象度之後進行分解
重點② 深度探究到第5 層
重點③ 第1 層徹底地進行MECE
重點④ 不知如何切割時，就用「程序」來區隔
重點⑤ 簡單的課題以「質ⅹ量」來切割
重點⑥ 文字化
重點⑦ 以意象圖（mind map）進行訓練
   活用重點1 電腦比紙張有效率
   活用重點2 忘掉PDCA 的架構
   活用重點3 在固定時間進行意象圖分析
   活用重點4 有在意的點就嘗試進行分解
   活用重點5 保持雀躍的心情
 
4章  執行初級篇：確實完成工作的「行動力」
解決方案和DO 及TODO 的相異處
   無法執行的Case1 計畫本身是失敗的
   無法執行的Case2 沒有落實到任務層級
   無法執行的Case3 害怕失敗
階段① 將解決方案變更為「DO」
   解決方案是具體還是抽象
   完結型的DO 和持續型的DO
階段② 為DO 區分優先順序，找出該做的事
階段③ 將DO 定量化（設定「KDI」）
   1. 完結型的DO KDI 化
   2. 持續型的DO KDI 化
階段④ 將DO 落實為「TODO」
階段⑤ 確認TO DO 的進度並付諸行動
管理TO DO 的訣竅
   建議使用的TO DO 管理app
   共享TO DO
   活用常見的便條紙、標籤紙
注意潛藏在「人」當中的風險
透過與自己對話來推動PDCA
「沒有結果也無妨」的結論也很重要
→QUESTION 執行篇
 
5章 執行應用篇：用「時間管理」讓工作效率超快速
你為什麼這麼忙？
時間管理的3 大原則
為了「捨棄」，就要先一一清點
使用「重要‧ 緊急矩陣」來「置換」
重新檢視例行工作來「壓縮」時間
執行「重要．非緊急」事項的方法
   1. 結構化後融入生活
   2. 強制轉換到「緊急領域」
 
6章 檢視：建構在正確的計畫和執行上的「回顧」
檢視失敗的2 大模式
   1. 不做檢視的「埋頭苦幹型」
   2. 只做檢視的「形式派」
階段① 確認KGI 達成率
階段② 確認KPI 達成率
階段③ 確認KDI 達成率
階段④ 找出無法完成的原因
   KDI 沒有按照計畫進行時
   KPI 沒有按照計畫進行時
   KGI 沒有按照計畫進行時
階段⑤ 找出成功的原因
檢視精準度和速度的關係
如果有所「發現」，就進入C 階段
深思熟慮後還是失誤的話是ok 的
→QUESTION 檢視篇
 
7章 調整：根據檢視結果進行「改善」或「延伸」
「調整」難以理解的原因
階段① 根據檢視結果而衍生的調整方案
   Case 1 目標層級需要調整
   Case 2 計畫需要大幅度檢視
   Case 3 解決方案、DO、TO DO 層級需要調整
   Case 4 不需要調整
階段② 決定調整方案的優先順序，鎖定該做的事
階段③ 串連到下個循環
檢視和調整階段經常發生的錯誤
   1. 容易見異思遷（個人）
   2. 專注於錯誤的事物上（個人、組織）
   3. 意見無法統一（組織）
   4. 課題的轉嫁（組織）
   5. 過程的可視化不完全（組織）
→QUESTION 調整
 
8章  團隊版「鬼速PDCA」
啟動「鬼速PDCA」的必要條件
「半周會議」能快速解決課題
「鬼速進度管理表」，以每3 天的速度將進度可視化
「發現生活細節表」，累積知識量
「習慣定型化檢視表」，能讓非緊急領域穩固化
PDCA 研究會
「鬼速PDCA」指導
→QUESTION 指導篇
 
後記／不斷前進的人才更有價值
附錄／「 鬼速PDCA」解剖圖
10分鐘PDCA 範例
 

前言

越是競爭，越要用PDCA 打好基礎

　　「鬼速PDCA」， 是我在前職野村証券時所創的工作術，同時我也把這套方法帶到現在的公司ZUU 股份有限公司， 並深耕為企業文化且積極推動。PLAN（計畫）、DO（執行）、CHECK（檢視）、ACTION（改善）這四步驟所形成的循環工作模式，是所有商務人士都很熟悉的管理方法，一般用來檢視製造流程，或是管理團隊或專案的手法之一。可是大多數人對PDCA 的理解並不透徹，而且實際在執行的人也不多。

　　那「為什麼現在還刻意提到PDCA ？」PDCA 循環是在第二次世界大戰之後， 由沃特休哈特（WALTERSHEWART）和愛德華德明（Edwarde Deming）所創。在求新求變的商場上，雖然不如創新工作術那般引人注目，但是PDCA 並沒有隨著歲月流逝而被市場遺忘。我甚至想大聲疾呼，正因為市場變化如此快速，想要更靈活地應對，最根本的能力就來自「PDCA 力」，不管是對公司或是個人而言，都是最強而有力的技能。

　　PDCA，與其說是一種管理手法，不如說是「在穩健的基礎下持續前進並成長的工作術」。當然，本公司也天天用這個方法進行管理，我也不厭其煩地一再教導團隊的領導者們，然而，這其實只是PDCA 的其中一種機能而已。
 
　　「鬼速PDCA」的成效

　　既然PDCA 是「在穩健的基礎下持續前進並成長的工作模式」，我們就可以透過超越高速的「超高速」持續創造業績、達到目標，不管是公司、部門或是個人都適用。因為看到具體成效而產生自信，使PDCA 循環更為快速，這就是「鬼速PDCA」的精髓。

　　在內文會針對「鬼速PDCA」的所有重點做詳細解說，當中最重要的就是「檢視頻率」。PDCA 雖然是種工作循環，但並不是制式化按照P、D、C、A 的順序進行操作，而是在擬定計畫之後，反覆地解決過程中會出現的各種問題，持續著「可執行的循環」。

　　例如，一般企業每周舉行一次大型會議，但在本公司是每周兩次或是三天一次，我們稱之為「半周會議」。會議內容不只是報告彼此的進度，說些「大家加油」這類無意義的鼓勵，而是以解決問題為前提的會議。

　　與會成員的工作計畫也以此會議為主，以半個星期為區隔，最終目標和歷程也都用數字做追蹤。會議中，每個人會把自己未達標的數據和目標與大家分享，討論出未達標的原因或課題，所有與會者積極給予意見並提出協助，因此公司內部會達成一種共識，那就是團隊成員間不會互相推託工作而導致進度停擺。工作進度停滯不但會拖累團隊成長，也是耗損員工實力。

　　只要工作持續進行，就不斷會有問題產生，尤其是像我們公司是從事Fintech（financial technology，運用IT技術的新型金融服務）的投機風險企業，這是一塊未知的領域。這份工作其實問題重重，本公司的員工都有一個共識，那就是「沒出現問題就代表你沒有行動」。所以，在會議上發表各自的問題並不可恥，反而大受歡迎，這個道理也同樣適用在其他企業和組織。

　　那麼，個人在操作PDCA 時又是什麼狀況呢？養成每周回頭檢視自己工作模式的人，在事業上應該已經有所成就了。大多數的上班族，都只是在年終的面談中，回顧自己一年來的反省與對未來的期許。我從出社會之後，就從未間斷過的每日自我反省，不論多麼晚歸，應酬喝了多少酒，每天晚上一定會寫下當天的工作內容和檢討。

　　週末時，我不會安排任何行程，會待在家裡或是咖啡廳， 以半星期、一星期、一個月、一季、半年、一年的步調自我檢視或擬定未來計畫。我設定PDCA 主題也會因時而異，有時是營業目標，有時是求學計畫。只要是腦海中想做什麼，就會開始設定PDCA。對我來說，這個模式已經理所當然了。

　　在野村證券工作時，我以最年輕業務之姿創下了優異業績；「ZUU ONLINE」（提供金融相關情報的網站）在短短的兩年之內，創下了日本單月最多上線人數的成績，這一切都是拜「鬼速PDCA」所賜。

　　只要學會「鬼速PDCA」，就有驚人成長，即便是現在看似高不可攀的商場前輩或競爭企業，只要自己能以十倍的速度成長，必定能追上他們。沒有操作PDCA 習慣的人，就像兩手空空沒有地圖四處隨意亂走的人一樣，而我卻擁有明確的目標，隨時都在找出最短捷徑。

　　要一口氣將成長速度十倍化很困難，但是只要隨時注意成果，積極從事訓練、找出最快途徑，必定能達成。我抱持著這種信念一路走來，而「鬼速PDCA」是我的驕傲。
 
　　以鬼速邁向世界第一的企業

　　本公司的願景是「創造一個足以融化南極冰層的熱情世界」，也就是創造一個所有人都能以100%的實力，去挑戰夢想和目標。此外，我們的目標是在二〇三八年之前，成為市值超過一百兆圓的企業，目前公司內部所運作的PDCA 都是從這個目標推算回去的。

　　如果以一般的成長速度要站上世界頂端是不可能的，所以我們進一步深化「鬼速PDCA」以達到飛躍性的成長。我們的辦公室目前位於東京池尻大橋某辦公大樓的一樓，相信不久的將來一定會大幅地擴充辦公空間，同時海外的業務也已經開始展開。

　　我們從二〇一六年初夏開始就利用業務的空檔將「鬼速PDCA」的know how 體系化，而本書就是該體系化的最終成果。再次聲明，書中所提到的PDCA 模式是我個人的流派，我既不是諮詢師出身，也不是經營學者。我本來只是一名學生創業家、前證券營業員與個人銀行家，而現在是經營者。我的PDCA 模式是透過不斷地實踐、修正而成的，而非只是紙上談兵的理論。

　　我要再次提醒大家，這是本「看過之後就能立刻實踐」的實用書，因為PDCA 就像學英語或做專案一樣，並非一蹴可幾。首先從付諸行動開始，了解PDCA 的重要性，不斷琢磨精準度及速度，才是最重要的。因此，為了給不熟悉PDCA 的年輕世代閱讀，分成初級篇與應用篇，在參考應用篇時，如果無法馬上付諸行動也不用在意。書末也準備了讓讀者可以輕鬆體驗PDCA 的「十分鐘PDCA」，還可藉由QR Code 下載本書提到的PDCA 輔助工具，不論是個人或團隊都可實際操作看看。

　　另外，為了讓讀者能夠快速抓到重點，本書中的所有事例，是以企業經營或英語學習為主題。但是，PDCA 也可以運用在網路服務營運、店鋪經營、團隊管理，以及其他所有的商務、人生課題。

　　本書詳盡解說了PDCA 的各個階段，如果在閱讀的過程中無法掌控整體流程，請務必善用目錄，回頭檢視各階段的內容。只要能夠理解流程，就能輕鬆實踐PDCA 循環。希望各位在看書的同時，可以在腦海中設定課題，同時實際採取行動，以加深對內容的理解。
 
審訂序

一本最實用的PDCA操作手冊

　　從事專案管理顧問與教學工作多年，常有客戶或學生請我推薦專案管理的好書。我手上的確有份推薦書單，幾乎全是來自美國的著作，除了與台灣國情多少存在落差，也較偏重概念上的啟發，執行細節著墨較少。讀完這本日本作家富田和成的《鬼速PDCA工作術》，讓我的推薦書單終於可以添上一本較符合台灣國情，也更偏向現地實作的好書。

　　以下是我讀完本書的個人心得，期待各位（潛在）讀者看過之後，能更輕鬆更有效率地「使用」這本書。
 
　　1. PDCA與專案管理或工作管理的關係

　　PDCA（Plan - Do- Check - Act）又稱為「戴明循環」或是「休哈特循環」，簡單地說就是一套管理步驟，透過P（規劃）、D（執行）、C（查核）與A（行動）來逐步達成工作目標。這套管理手法已經有多年歷史，一開始主要應用在「全面品質管理（TQM）」與「目標管理（MBO）」的領域。但因為簡單有效，所以逐漸擴散，也出現了不少變形。例如本書作者就把其中的A從Act（行動）改變為Adjust（調整），這樣剛好與專案管理的五大過程（起始-計畫-執行-控制-結案）呼應，這也是為什麼這本書也可以當成專案管理的參考書籍，甚至可以用在個人的工作管理上。
 
　　2. 與其說是管理概念書，這本書更像是操作手冊

　　我的個人經驗，美國的管理書普遍重視個人素質與思維判斷；日本的管理書籍則有兩個極端：一是非常高大上的管理哲學/心法，二是深入細節的實務操作指引。這本書的屬性比較偏向後者。作者顯然是個「PDCA控」，讀完書可以很確定他是真的花了許多時間心力在實踐PDCA。有些內容確實有點細瑣，但會讓真正執行過PDCA或專案管理的人大嘆「原來要這樣做啊！」所以，如果你覺得這本書很難行雲流水，一氣呵成地讀完，這是正常的。我建議你把這本書放在容易拿到的地方，當你的工作遇到阻礙時，重新拾起這本書作為參照，你會更有啟發。
 
　　3. 閱讀順序：從「10分鐘PDCA範例」開始讀起

　　寫過書的人都知道，一本書很難同時兼顧邏輯架構與可讀性，尤其是管理書。當我們依循管理方法的順序說明時（例如本書以P-D-C-A的邏輯依序說明），對讀者來說未必容易理解。因為所有管理方法的出現，都是要解決某個真實世界的問題。當讀者還沒親身體會那個「根源問題」時候，就直接告訴他完整解答，常常會讓人有種「每個字都看得懂，但不知道到底在講什麼」的疑惑。所以我會建議讀者，不要老老實實從第一頁開始讀，反倒要先翻到書末的「10分鐘PDCA範例」先好好讀一遍，然後沈澱一下，想想PDCA到底在解決什麼樣的問題？我手上有沒有實際的問題可以透過PDCA來解決？想過之後，再開始從第一章慢慢往後讀，這樣會比較容易吸收。
 
　　4. 理解「鬼速PDCA」的整體架構與相關名詞

　　想要學習新東西，不能破碎化地記憶，而要掌握整體的知識架構，才能內化成自己的東西。好比想要理解台北市的交通路線，一定要先看地圖，體悟台北路網是個棋盤式結構，再針對主要幹道來記憶。如果只是照路名的筆畫順序去個別記憶每段路口，就算硬背起來，開車時也是搞不清楚東南西北。作者將PDCA細部拆解成一個從上到下，從粗到細的執行架構，建議讀者可以把它寫在便利貼上，貼在書本內頁，一邊閱讀一邊參照比較不容易「迷路」。我這裡也幫大家做個簡單整理：
 
　　第一層：目標。專案最終想達成的目的與效果，以KGI（Key Goal Indicator）指標來衡量成效。

　　第二層：課題。實際現況與未來目標的差異點，以KPI（Key Performance Indicator）指標來衡量成效

　　第三層：解決方案。針對課題可以採取的解決方法與策略。

　　第四層：DO。將解決方案轉化為可採取的行動，以KDI（Key DO Indicator）指標來衡量成效。

　　第五層：TO-DO。將DO進一步分解為執行步驟，須具備明確的執行日期。
 
　　5. 一邊理解概念，一邊對照實例

　　作者另一個用心之處，是設計了兩個案例貫穿全書章節，幫助讀者瞭解該如何運用。這兩個案例一個屬於企業版本，想要提升公司業績的「業務篇」。另一個則是個人版本，想要提升英語能力的「英語篇」。範例應用都放在對應章節的末端作為總結。我會建議讀者絕對不要急著跳到下一章節而略過這個部分，甚至可以考慮每一章先閱讀結尾案例，再回頭閱讀該章的概念。對於理解整個鬼速PDCA的框架會更有幫助。

　　每隔幾年就有管理概念推陳出新，但其中經典的論述卻是歷久彌新，PDCA就是經典之一！這本書值得你細細品味，並且實際運用到工作與生活當中。